Lean Management

Juni 27, 2024

TIME MANAGEMENT

EISENHOWER MATRIKS

MENGGUNAKAN WAKTU UNTUK MENCAPAI TUJUAN JANGKA PANJANG

SECARA EFISIEN

Waktu adalah uang, adalah peribahasa yang menjelaskan kita tidak mempunyai kemewahan memiliki waktu yang besar. Waktu kita seperti dibatasi oleh banyak kegiatan dan tugas yang harus dikerjakan. Banyak tugas tugas yang dirasakan sangat mendesak dan harus dikerjakan segera bila tidak akan muncul masalah. SKS atau sering disebut sebagai Sistem Kebut Semalam mau tidak mau harus diterapkan.

Time management adalah cara mengatasi bagaimana menggunakan waktu secara efisien. Eisenhower dan Stephen Covey menyatakan bahwa sering salah kaprah dalam menerapkan tugas yang urgent dengan important. Kegiatan urgent dan important sering dihadapi. Mau tidak mau itu menjadi prioritas utama untuk dikerjakan. Masalahnya adalah apakah waktu yang dirasakan terbatas dihabiskan dengan selalu mengerjakan tugas mendesak dan penting?

Eisenhower mengenalkan prioritas tugas dengan mengelompokkan dalam 4 kuadran.

1. Kuadran urgent dan important
2. Kuadran tidak urgent tapi important
3. Kuadran urgent tapi tidak penting
4. Kuadran tidak urgent dan tidak penting

Dari daftar tugas yang ada dikelompokkan dalam 4 kuadran nya Eisenhower matriks. Yang mudah adalah tugas di Kuadran 4, karena tindakan yang dilakukan adalah menghilangkan atau tidak mengerjakan. Sementara untuk kuadran 1 tidak ada pilihan untuk mau tidak mau menjadi prioitas pertama untuk dikerjakan. Untuk kuadran 3 lakukan delegasi alih alih dikerjakan sendiri. Sementara kuadran 2 kita bisa merancang secara cermat untuk langkah yang harus dilakukan. Terlihat bahwa kuadran 2 memberikan kemewahan dalam waktu.

Kuadran 2 adalah kuadran Quality seperti dinyatakan oleh Stephen Covey. Sangat efisien bila waktu yang ada terpusat dalam mengerjakan tugas tugas di kuadran 2. Bila ternyata kondisi yang ada sering mengerjakan sebagian besar waktu pada Kuadran 1, hendaklah membuat improvement dengan membuat perencanaan yang baik beserta antisipasi terhadap masalah yang mungkin timbul, mereview dan mencegah masalah timbul di waktu ke depan. Kuadran 3 lebih untuk belajar melakukan delegasi dan membatasi waktu yang digunakan pada tugas di kuadran 3 serta belajar berkata “Tidak”. Kuadran 4 secara praktek mudah untuk membuat improvement. Improvement di kuadran 4 adalah menghilangkan kegiatan atau tugas di kuadran ini. Alias tidak mengerjakan tugas atau pekerjaan.